Офис без сотрудников, который продолжает работать

14 Апреля, 2014 14:06
Анна Боднарчук
В бизнесе случается, когда работа всего коллектива в офисе по тем или иным причинам становится невозможной. Но, поскольку многие наши сотрудники уже давно имели возможность работать удаленно, то мы, в принципе, были готовы к ситуации, когда в офис добраться достаточно сложно или даже опасно (это было связано с недавними политическими событиями в Украине). Поэтому можем поделиться опытом, как организовать бесперебойную работу офиса вне самого офиса. Если у вас есть бесперебойный Интернет, то организовать все можно так, что клиент даже и не заметит разницы…

Связь

Без связи никакой офис работать не будет, поэтому связь - это пункт номер один в нашем списке задач:  

  • Стационарная связь – настраиваем автоответчик с возможностью оставить голосовое сообщение. В тексте самого автоответчика вы должны кратко и понятно объяснить, почему не можете ответить на звонок сейчас, и через какое время вы перезвоните (реальное, а не как бы вам хотелось). Если клиент оставляет свое сообщение «после гудка», оно автоматически отправляется ответственному сотруднику на email. Если клиент просто вешает трубку, тогда тому же сотруднику приходит email с информацией о пропущенном звонке, где указан номер звонившего и время звонка. Все это легко делается при помощи IP-телефонии.
  • Мобильная связь - все номера мобильных телефонов присутствуют на сайте в открытом доступе, и они отвечают на звонки в штатном режиме, но уже из дома.

Само собой разумеется, что процедура отработки пропущенных звонков или оставленных сообщений оговорена заранее с отделом продаж и не только. Несколько важных моментов из нашего опыта: 

  • Перезванивать клиенту нужно в течение 2 минут, в противном случае рискуете клиента потерять. 
  • Мобильные номера телефонов стоит сразу распределить между различными подразделениями – номер бухгалтерии, номер технической поддержки и т.д. 
  • Текст автоответчика время от времени стоит менять, в таком случае он будет меньше раздражать клиента.

Электронная почта и доступ к документам 

Обеспечить бесперебойный доступ сотрудников к электронной почте и рабочим документам легко, если у вас нет проблем с Интернетом. Для этого мы используем решение Microsoft Office 365 (не путать с обычным продуктом Microsoft Office). Вся работа и настройка этого «облачного» сервиса осуществляется через веб-браузер, и вам не нужно тратиться на покупку «железа» и его настройку, за вас все уже сделали специалисты Microsoft. Важный момент: используя такое решение, несколько сотрудников могут одновременно работать с одним документом. Эту функцию используют на постоянной основе юристы (согласование договоров), маркетологи (тексты для рассылок, посадочных страниц и т.д.) и отдел продаж (база телемаркетинга). 

Помимо обеспечения доступа, есть еще несколько хитростей, которые облегчат вашим сотрудникам работу из дома. Например, стоит заранее подготовить шаблоны писем с ответами на самые стандартные запросы (своего рода FAQ). В нашем случае — это запросы в отдел логистики вроде «не получил электронный ключ от программы», в шаблонном ответе нам остается только поменять имя и регистрационные данные клиента. Или запросы в технический отдел с проблемой «не могу установить программу» — для ответа используется шаблон с инструкцией по конкретной программе.

С приложением 1С организация дистанционной работы несколько сложнее, но тоже возможна. Доступ к системе 1С должен осуществляться через VPN-канал, притом домашний компьютер сотрудника (а еще лучше вместо десктоп-компьютеров на работе всем раздать ноутбуки) с помощью специальных программ или настроек операционной системы подключается к локальной сети предприятия. В результате в удаленном режиме сотрудник получает доступ к серверу 1С и, таким образом, может работать хоть круглосуточно. Соответственно, обеспечивается доступ к базе данных и CRM для оперативной отработки всех запросов в helpdesk, выгрузки заказов, прозвона клиентов, оформивших заказ на сайте, а также получения всей аналитической и статистической информации.

Как видите, если подготовиться заранее, то обеспечить бесперебойную работу офиса можно практически в любых условиях. Осталось рассказать еще о двух нюансах: предупредите всех, кто физически должен посетить вас об отсутствии (курьеры, партнеры и т. д.). И самое главное – ни на минуту не забывайте о безопасности, например, ограничьте доступ к системе по IP-адресу или работайте через виртуальные машины. 

(Автор блога — директор супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина»)

Комментарии:

ДРУГИЕ БЛОГИ

Широкий взгляд основателя Fortinet на средства защиты
Майкл Се 21 Сентября 20:10
Спутниковые гонки: дотянется ли O3B до Украины
21 Сентября 10:31
Пользователи — наиболее слабое звено в безопасности iOS
Владимир Безмалый 5 Сентября 10:40
Avaya сообщила о смене главы
8 Августа 10:27

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ