Как сэкономить на офисной печати?

19 Ноября, 2015 16:20
Олег Николаев
Андрей Подгорнов, менеджер Xerox по направлению малой офисной техники в странах СНГ, рассказывает о путях повышения эффективности процессов печати и путях снижения ее себестоимости, рисках использования поддельных расходных материалов и способах перехода на безбумажный документооборот.

C4IT: Оптимизация издержек – одна из ключевых задач бизнеса в сложной экономической обстановке. Поддержка печатной инфраструктуры является одной из существенных статей расходов. С чего следует начать сокращение затрат на документооборот? Каковы ключевые этапы подобной стратегии экономии?

Андрей Подгорнов: Поскольку печатная инфраструктура – серьезная статья расходов в бюджете большинства современных компаний, значит она является перспективным направлением для сокращения издержек. Особенно важно это в условиях кризиса. Одним из эффективных инструментов, помогающих оптимизировать документоемкие процессы, является передача обслуживания инфраструктуры на аутсорсинг. Разумеется, в кризис спрос на эту услугу повышается. И это неудивительно – как показывает практика, аутсорсинг позволяет сократить расходы на печать на 25-40%. 

Преимущество аутсорсинга в том, что стоимость услуг сервис-провайдера значительно ниже, чем проведение оптимизации силами компании. Кроме того, такой подход позволяет оптимизировать ресурс собственных ИТ-специалистов, позволяя им сосредоточиться на своих основных задачах.

Еще одна причина, по которой компании обращают внимание на услуги аутсорсинга – прозрачность расходов и точность их планирования. Важно также и то, что передача обслуживания документооборота сервис-провайдеру имеет гибкую структуру, а значит, может масштабироваться на пути от уменьшения стоимости печати к сокращению потребности в бумажном документообороте. 

Среди других хорошо зарекомендовавших себя подходов, – система контроля печати. С ее помощью можно определить права доступа сотрудников к офисной технике в зависимости от их обязанностей, а также определять объем работ, выполненных каждым пользователем. Результат внедрения таких решений – исключение печати в личных целях и повышение ответственного отношения работников к использованию принтеров и МФУ. 

C4IT: Возможно ли одновременно сделать процессы печати проще и вместе с тем повысить их эффективность? 

А. П.: Сегодня актуальны решения, позволяющие снизить затраты и увеличить производительность труда благодаря автоматизации стандартных действий. Заказчики хотят упростить процессы обработки документов, внедрить мобильные технологии, сохранив при этом высокие стандарты защиты информации. Справиться с такой задачей помогают интеграционные программные продукты. В качестве примера можно привести платформу Xerox ConnectKey, на которой работают новые офисные МФУ Xerox. С ее помощью можно унифицировать работу всех работающих на этой платформе печатных аппаратов в корпоративной сети и гарантировать надежную защиту информации. При этом здесь используются новые технология, ранее недоступные для печатной техники офисного уровня. 

Среди других действенных инструментов – персонализированные приложения для МФУ со специальным набором функций. Фактически сотрудники компаний могут самостоятельно создавать нужные для их бизнеса приложения, пользуясь конструктором Xerox App Studio, а потом устанавливать их на все совместимые МФУ в корпоративной сети. Все что нужно для этого – доступ в интернет и МФУ на базе вышеупомянутой платформы Xerox ConnectKey. Следует акцентировать, что для работы с таким инструментом не требуется дополнительное обучение или ИТ-подготовка. 

C4IT: Согласно исследованиям различных вендоров и аналитических агенств, на рынке присутствует довольно много поддельных расходных материалов. С Вашей точки зрения, насколько велики риски компаний, покупающих фальшивые «расходники»? Каковы угрозы для техники? 

А. П.: В производстве контрафактных тонер-картриджей, как правило, не соблюдаются высокие стандарты качества производителей печатной техники. В результате их использование может не только снизить качество отпечатков, но даже, рассыпаясь внутри, нанести вред важным узлам принтера или МФУ и привести к их поломке. Чаще всего при использовании некачественного тонера из строя выходят модуль нагрева (печка), дозирующее лезвие и барабан. У контрафактного тонера температура запекания может отличаться от оригинального в силу различного химического состава, что приводит к поломке печки. В силу того, что части тонера имеют другую форму и состав в сравнении с тонером оригинальных картриджей, налипая на лезвие, они выводят из строя барабан. Помимо нанесения вреда устройству, контрафактные картриджи, рассыпаясь, могут пагубно отразиться на здоровье пользователя. 

Но несмотря на эти угрозы, многие потребители идут на риск и приобретают неоригинальные расходные материалы, поскольку главным аргументом для них является цена. 

Отличным решением для пользователей печатного оборудования от HP и Canon является линейка картриджей Xerox Replacement Cartridges (XRC), специально предназначенная для аппаратов других производителей. Такие расходные материалы отличаются низкой ценой и увеличенным ресурсом. Однако, в отличие от поддельных расходных материалов, тонер-картриджи XRC производятся с использованием технологий и стандартов качества Xerox. Все картриджи данной линейки проходят трёхступенчатый контроль качества: в лаборатории, перед упаковкой и на этапе выборочной проверки. Мы считаем производство тонер-картриджей для печатной техники других производителей перспективным и планируем продолжать развитие этого направления. 

Что касается пользователей оборудования Xerox, то мы советуем им прибегнуть к услуге по обмену картриджей от Xerox. Максимум через три часа после размещения заказа клиент получает полный и гарантированно подлинный картридж. При этом гарантия на сам аппарат не просто сохраняется, но и может быть продлена на 6 мес. при условии регистрации на сайте. 

C4IT: Если говорить об экологическом аспекте, то какие существуют решения по сокращению объемов печати? 

А. П.: Экологическая сторона вопроса – важный аспект для многих современных компаний, в том числе и Xerox. Так, в Европейском исследовательском центре компании был создан инструмент Xerox Print Awareness Tool. Он позволяет следить за статистикой печати в режиме реального времени и подсказывает пользователям, как изменить процесс работы, чтобы сократить объем печати. Продукт сочетает элементы игры и соревнования, вовлекая сотрудников в процесс. При этом они сами могут отслеживать, как их усилия способствуют оптимизации печатных процессов в масштабах компании. 

Кроме того, сократить объем печати и повысить экологическую ответственность сотрудников позволяют сервисы, нацеленные на формирование цифровой безбумажной рабочей среды. Например, с помощью программных инструментов Xerox Digital Alternatives пользователи могут работать с электронными документами из единого интерфейса. Отсутствие необходимости печатать документы, конвертировать файлы и переключаться между различными программами позволяет сэкономить много времени. Кроме того, Xerox Digital Alternatives автоматически синхронизируют документы с большинством мобильных устройств, что позволяет работать с документами удаленно. 

C4IT: Не всегда компания может организовать безбумажную рабочую среду. Если компания все же не может обойтись без печати документов, как правильно подобрать бумагу для печати? Какие характеристики стоит учитывать, как здесь можно сэкономить?

А. П.: Вообще, отличить хороший лист бумаги от плохого – не так уж сложно. Высокое содержание пыли и влаги, неровные края и разная толщина листов – таковы признаки некачественной бумаги, из-за которых потом может пострадать качество отпечатков. Значительно снизить количество брака на производстве можно и без расходов на сверхдорогие материалы. Достаточно лишь следить, чтобы бумага отвечала основным требованиям к технологиям производства и условиям хранения. 

Хорошая и дорогая бумага (например, Xerox Premier и Business) отличается высоким показателем однородности бумажной массы и оптимальными показателями жесткости, влажности и электропроводности. Но есть и более дешевая, но притом вполне качественная бумага. В качестве бюджетного варианта стоит рассмотреть надежную и экономичную офисную бумагу Xerox Performer. Она тоже может использоваться для повседневной печати. Кроме того, можно порекомендовать и бумагу Xerox Recycled, которая на 100% состоит из материалов вторичной переработки.

Материалы по теме:

Комментарии:

НОВЫЕ СТАТЬИ

Новая стратегия NetApp: первые плоды
Владимир Смирнов Вчера 10:51
Сетевое оборудование Cisco по подписке
Владимир Смирнов 20 Ноября 10:09
Представлен «Самый быстрый Firefox»
Иван Николенко 16 Ноября 10:13